Comment ajouter une note de frais ?

J'aimerais ajouter une note de frais mais je ne sais pas comment faire ? Pouvez-vous m'expliquer la démarche à suivre ?

Activer les notes de frais

Je suis administrateur

Tout d'abord, il faut s'assurer que la fonctionnalité est bien activée. Si vous êtes administrateur :

• Rendez-vous dans Configuration → Paramétrage
• Cliquez sur Éditer les paramètres
• Activez le paramètre param ext_expenses en cochant Oui
• N'oubliez pas de sauvegarder !

Je ne suis pas administrateur

Si vous n'êtes pas administrateur et que les notes de frais ne sont pas visibles dans votre menu, n'hésitez pas à demander à votre manager de les activer en suivant la démarche ci-dessus.

Ajouter une note de frais

• Rendez-vous dans Ressources humaines → Frais
• Cliquez sur + Frais en haut à gauche

• Vous pouvez maintenant ajouter une nouvelle note de frais en renseignant le type de frais, le montant et le jour. Vous pouvez également ajouter une description, un commentaire ainsi qu'une pièce jointe en guise de justificatif.
• N'oubliez pas de sauvegarder !

• Vous pouvez maintenant confirmer votre note de frais en cochantla case à gauche et en cliquant sur Confirmer

Valider une note de frais en tant qu'administrateur

En tant qu'administrateur, vous pouvez valider les demandes de notes de frais de vos collaborateurs.

Rendez-vous dans Ressources humaines → Frais. Vous y retrouverez toutes les demandes de vos salariés. Cochez la case à gauche de la ligne concernée et appuyez sur Valider.

Payer une note de frais

Une fois la note de frais validée, vous pouvez procéder au remboursement de l'utilisateur. Dès que c'est fait, revenez sur la page, cochez la case à gauche et cliquez sur Payer. La note de frais passera alors au statut payé.

Vous pouvez ainsi suivre l'avancement de toutes les notes de frais de vos utilisateurs directement sur la page Frais de l'onglet Ressources humaines .